As empresas têm até o início de agosto para concluir a adequação da emissão dos documentos fiscais eletrônicos às novas regras da Reforma Tributária. Com o encerramento do período de adaptação previsto para essa etapa da implementação, passam a valer as validações obrigatórias dos campos relativos ao Imposto sobre Bens e Serviços (IBS) e à Contribuição sobre Bens e Serviços (CBS), exigindo atualização dos sistemas, revisão de processos internos e atenção redobrada às informações fiscais.
Embora a cobrança dos novos tributos ocorra de forma gradual durante o período de transição, a adequação da emissão dos documentos fiscais eletrônicos já passa a ser uma exigência prática para empresas de diversos setores. A falta de preparação poderá resultar na rejeição de documentos fiscais, atrasos no faturamento, dificuldades na entrega de mercadorias e na prestação de serviços, além de outros impactos na rotina operacional.
Para a advogada tributarista Sueny Almeida, do escritório Veloso de Melo Advogados, este é o momento de transformar planejamento em ação.
"Muitos empresários acreditam que ainda há tempo para se preocupar com a Reforma Tributária, mas essa percepção não corresponde à realidade. A adequação da emissão dos documentos fiscais precisa acontecer agora. Não basta atualizar o sistema; é necessário revisar cadastros, parametrizações tributárias, processos internos e garantir que todas as áreas envolvidas estejam preparadas para operar dentro das novas regras."
Segundo a especialista, a atualização tecnológica é apenas uma parte do processo.
"Também é fundamental validar o ERP, revisar a classificação tributária de produtos e serviços, conferir os cadastros fiscais, realizar testes e capacitar as equipes. A adequação envolve os setores fiscal, contábil, financeiro, comercial e de tecnologia, porque qualquer inconsistência poderá comprometer a emissão da nota fiscal."O advogado tributarista Jacques Veloso de Melo, do escritório Veloso de Melo Advogados, explica que essa nova etapa representa um dos primeiros impactos concretos da Reforma Tributária no dia a dia das empresas.
"A fiscalização tributária será cada vez mais baseada em informações transmitidas eletronicamente. Isso exige que os dados estejam corretos desde a origem. Uma nota fiscal rejeitada pode impedir o faturamento de uma venda, atrasar entregas, comprometer contratos e gerar prejuízos que vão muito além da área tributária."
Segundo Jacques Veloso de Melo, esperar o início das validações para promover os ajustes aumenta os riscos para o negócio.
"A recomendação é utilizar este período para testar processos, corrigir inconsistências e capacitar as equipes. A preparação antecipada reduz riscos operacionais, evita interrupções no faturamento e proporciona uma transição muito mais segura para as próximas etapas da Reforma Tributária."
Checklist: o que as empresas precisam fazer
- Atualizar o ERP e os sistemas de emissão de documentos fiscais eletrônicos.
- Verificar se os campos do IBS e da CBS estão sendo preenchidos corretamente.
- Revisar a classificação tributária de produtos, serviços e operações.
- Atualizar os cadastros de clientes e fornecedores.
- Realizar testes de emissão antes do início das validações obrigatórias.
- Capacitar as equipes das áreas fiscal, contábil, financeira e de tecnologia.
- Acompanhar as orientações e atualizações dos órgãos responsáveis pela implementação da Reforma Tributária.
Erros que podem comprometer a adequação:
- Deixar a atualização dos sistemas para a última hora.
- Não revisar cadastros e parametrizações tributárias.
- Ignorar a necessidade de realizar testes prévios.
- Concentrar toda a responsabilidade apenas na contabilidade.
- Não capacitar as equipes envolvidas na emissão dos documentos fiscais.
- Esperar a rejeição da primeira nota fiscal para iniciar as correções.
O que muda no início de agosto:
- Passam a valer as validações obrigatórias dos campos do IBS e da CBS nos documentos fiscais eletrônicos, conforme o cronograma da Reforma Tributária.
- Empresas precisam garantir que seus sistemas emissores de notas fiscais e ERPs estejam preparados para atender às novas exigências.
- Cadastros fiscais, parametrizações tributárias e processos internos devem ser revisados.
- A realização de testes antes do início das validações é essencial para identificar e corrigir inconsistências.
- A falta de adequação poderá resultar na rejeição de documentos fiscais, atrasos no faturamento e impactos na operação das empresas.
A recomendação dos especialistas é que as empresas utilizem as próximas semanas para revisar processos, testar sistemas e capacitar suas equipes. A preparação antecipada reduz riscos operacionais, evita prejuízos e contribui para uma transição mais segura nas próximas etapas da implementação da Reforma Tributária.
