Não havendo isto, não há controle, não havendo controle, há gastos desnecessários. Quando a empresa possui um programa orçamentário onde se deixa bem claro os limites de gastos as pessoas se auto policiam cuidando para não estourar este orçamento. Sem esta ferramenta e sem um sistema onde os gastos são lançados nos setores individualmente é impossível detectar se há gasto excessivo e onde está este gasto.
Dentro da contenção de gastos o controle é apenas uma das etapas A falta de treinamento, desconhecimento, acomodação, etc.,também são fatores importantes. A falta de atualização, acomodação, somadas com a fidelidade aos tabus e antigos costumes trazidos de muitos anos de“experiência” dificulta todo o processo de contenção. Isto quer dizer:
Empresas fornecedoras:
Hoje a concorrência derrubou o chamado Cliente Fiel, pois se uma outra empresa me apresenta um bom produto com condições melhores de pagamento e entrega garantida é claro que deixarei aquela que trabalhava há algum tempo, a não ser que ela me de condições melhores.
O que não pode é esperar que uma outra empresa caia do céu e apresente seus serviços, e sim ir atrás. É importante que o responsável por compras não fique engessado nas famosas “3 empresas”concorrentes em orçamento e sim estar sempre buscando novas opções.
Produtos caseiros: É impressionante como muitas pessoas ainda usam produtos feitos para o uso doméstico e não produtos industriais específicos. Isto é bem claro em departamentos de governança. A diferença de valor e o rendimento é gritante.
Contratos de manutenção: Alguns equipamentos necessitam de manutenção periódica como elevadores, caldeiras, ar condicionado, etc, e hoje em dia há empresas sem ser as fabricantes que fazem a manutenção e claro, algumas bem mais baratas, coisa que antigamente não existia.
Acomodação: A sensação de ter uma boa empresa fornecedora, um bom prazo de pagamento, um bom produto e entrega rápida faz com que o responsável não vá atras de novas opções pois há a acomodação. Lembre-se que na maioria das vezes faz-se os orçamentos na abertura do hotel e passados alguns anos empresas novas abriram e produtos melhores foram criados.
Falta de conhecimento: A falta de cursos de reciclagem, falta de literaturas, visitas a feiras, consultas na internet, enfim, deixa a pessoa parada no tempo em uma época em que a tecnologia, criação de novos produtos e concorrência vem aumentando cada dia mais. Ouro grande peso é o controle.
Um controle mal feito ou inexistente com certeza resulta em gastos desnecessários. Este controle não quer dizer que em cada local deve existir um controller registrando tudo o que acontece.
O uso correto de equipamentos, a diluição certa de produtos químicos, telefones bloqueados, controle de luzes (as vezes o prédio tem alguns subsolos mas em determinado dia só será usado um, então porque não apagar os outros, ou durante o dia porque não apagar algumas luzes dos corredores, ou até mesmo, porque não hospedar os clientes até ir enchendo um andar, pois, em dia de baixa ocupação pode-se desligar todo um andar ou até mesmo caldeiras, centrais de ar condicionado e bombas – claro que isto deve ter um grande controle), impressões desnecessárias (um cartucho de impressora é caríssimo e já existem equipamentos de fotocópia que servem de impressora e proporcionam um custo baixíssimo em comparação com a da impressora) utilizar ao máximo envelopes (um caso comum é aquele envelope “vai em vem” onde há vários campos para se escrever para que seja utilizado muitas vezes mas a pessoa acha que se escrever pequeno ninguém vai ler, ai escreve usando metade do envelope, fora as dúzias de grampos utilizados para o fechamento), concentração de ligações em horários mais baratos, escolha da operadora telefônica mais barata, torneiras com vazão de água muito grande aumentando o gasto, escolha de lâmpadas que economizam, conseguir conter o inexplicável sumiço de canetas, clipes e materiais de escritório em geral, etc., enfim, vai de cada administrador detectar onde há perda de receitas com esses e outros gastos.
O importante é ponderar e analisar pois cada caso é um caso. O gerenciamento do Almoxarifado também é uma grande arma para conter os gastos. Sem o controle do destino dos materiais é impossível também saber onde há gastos excessivos. Um almoxarifado bem gerenciado pode até inibir o pedido de algumas quantidades exageradas. Não pense somente em você que está lendo este artigo que pode dizer que tem conhecimento de tudo isso, mas pense na sua empresa com as dezenas de funcionários e que é impossível de estar com todos ao mesmo tempo.
Pense nestes itens apontados acima e mais alguns, vezes 30 dias, vezes 3 turnos (problemas X 30 dias X 3 turnos = >$$$). Não adianta nada só cobrar no final do mês as explicações do alto consumo se não for feito um trabalho conscientizando e dando as orientações e treinamentos a todos os funcionários. Geralmente quando se fala em CORTE DE DESPESAS o primeiro pensamento é o corte de pessoal.
Cuidado! O valor gasto com as rescisões, a queda no serviço, os problemas que começarão a surgir com horas extras, o clima de insegurança que se cria com os funcionários e o valor e tempo gasto com a recontratação, porque na maioria das vezes é esse o caminho não vale a pena. Será que antes de cortar o pessoal não dá pelo menos para tentar cortar os gastos?
Fonte: Osvaldo Scarpin- formado em hotelaria em Canela (RS), atua ha vários anos no ramo, passando pelas maiores redes nacionais e internacionais. Atuou nas áreas de Hospedagem, Comunicação, A&B, Gerencia Geral, trabalhou em várias cidades e regiões do Brasil e Suiça.